1. Veri sorumlusu ve rolümüz
Metoraz Finansal Yazılım A.Ş.
Adalet Mah. Manas Bulv. No:39 İç Kapı 3408 Folkart Towers B Kule, Bayraklı / İzmir
Telefon: 0 232 808 03 32 · E-posta: destek@beyangibi.com
BeyanGibi'de iki farklı rolümüz vardır:
- Veri sorumlusu olarak tanıtım sitesini ziyaret edenlerin, demo veya iletişim talebi bırakanların, BeyanGibi'yi satın alan büroların yetkililerinin, panel kullanıcılarının ve destek talebi gönderenlerin verilerini işleriz.
- Veri işleyen olarak mali müşavirlerin panele kaydettiği mükellef bilgilerini ve evrakları, yalnızca ilgili mali müşavirin talimatıyla ve hizmeti sunmak için işleriz. Bu verilerin veri sorumlusu, mükellefle hizmet ilişkisi bulunan mali müşavir veya müşavirlik bürosudur (KVKK m.3/1-ğ ve m.12/2).
2. İşlenen kişisel veriler
| Kişi grubu | Veriler | Nasıl toplanır |
|---|---|---|
| Site ziyaretçileri | IP adresi, tarayıcı ve cihaz bilgisi, istek zamanı ve adresi (sunucu kayıtları) | Siteyi açtığınızda otomatik olarak |
| Demo ve iletişim talebi bırakanlar | Ad soyad, büro adı, e-posta, telefon, mükellef sayısı, kullanılan muhasebe programı, not, bu metni okuduğunuzu onayladığınız an, IP adresi | Sitedeki demo ve iletişim formları |
| Satın alan büro ve yetkilisi | Büro unvanı, yetkili ad soyad, e-posta, telefon, VKN/TCKN, vergi dairesi, adres, il, IP adresi, seçilen plan, ödeme ve abonelik sonuçları. Kart bilgileri BeyanGibi'de saklanmaz; doğrudan ödeme kuruluşunun sayfasında girilir. | Satın alma formu ve ödeme kuruluşu |
| Panel kullanıcıları | Ad soyad, e-posta, rol, parola (yalnızca geri döndürülemez özeti), oturum ve son giriş bilgisi, panelde yapılan işlemlerin kayıtları, e-posta ayarları (gönderen adı, yanıt adresi, CC, giriş metni, imza, logo) | Hesap açılışı, davet, panel kullanımı |
| Destek talebi gönderenler | Ad soyad, e-posta, konu, kategori, mesaj, talebin gönderildiği sayfa | Panel › Destek formu |
| Mükellefler (veri işleyen sıfatıyla) | Ad soyad veya unvan, VKN/TCKN, e-posta ve ek alıcılar, telefon, adres, yetkili kişi, vergi dairesi, müşavirin eklediği not ve alanlar; beyanname, tahakkuk, fatura, mizan ve diğer evraklar ile bunlardaki tutar, vade ve dönem bilgileri; gönderim kayıtları (alıcı, konu, gönderim, açılma ve teslim onayı zamanı) | Mali müşavirin panele girdiği veya yüklediği bilgiler, müşavirin yetkisiyle GİB sistemlerinden alınan belgeler, e-postadaki bağlantılar |
Özel nitelikli kişisel veri (KVKK m.6) toplamayı amaçlamıyoruz. Bir evrakta ya da mesajda böyle bir veri yer alırsa, yalnızca hizmetin gerektirdiği ölçüde işlenir.
3. Amaçlar ve hukuki sebepler
| Amaç | Hukuki sebep (KVKK m.5/2) |
|---|---|
| Demo ve iletişim taleplerini yanıtlamak, deneme hesabı açmak | (c) Bir sözleşmenin kurulmasıyla doğrudan ilgili olması |
| Satın almayı tamamlamak, hesabı açmak, aboneliği yürütmek, ödemeyi almak | (c) Sözleşmenin kurulması ve ifası |
| Hizmeti sunmak: mükellef listesi, evrak çekme ve yükleme, onaylı e-posta gönderimi, teslim takibi | (c) Sözleşmenin ifası; mükellef verileri için mali müşavirin talimatı |
| Fatura düzenlemek, muhasebe ve vergi kayıtlarını tutmak | (ç) Hukuki yükümlülük (213 sayılı VUK, 6102 sayılı TTK) |
| Destek taleplerini yanıtlamak, hesapla ilgili bildirim göndermek | (c) Sözleşmenin ifası |
| Bilgi güvenliği, kötüye kullanımı ve yetkisiz erişimi önlemek, hataları gidermek | (f) Meşru menfaat; (ç) hukuki yükümlülük |
| Hizmetin kullanımını ölçmek ve geliştirmek (toplu, kişiye özel olmayan sayılar) | (f) Meşru menfaat |
| Uyuşmazlıklarda hakların tesisi, kullanılması ve korunması | (e) Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması |
| Yetkili kurumların bilgi taleplerini karşılamak | (ç) Hukuki yükümlülük |
Bugün açık rızaya dayanan bir işleme yapmıyoruz; pazarlama e-postası göndermiyor, reklam veya analitik çerezi kullanmıyoruz. İleride böyle bir işleme başlarsak açık rızanızı ayrıca ve bu metinden bağımsız olarak isteriz.
4. Kişisel veriler kimlere aktarılır
- Hizmet sağlayıcılarımız (veri işleyenler): barındırma, veritabanı, dosya depolama ve e-posta iletimi hizmeti aldığımız şirketler. Ayrıntılar bir sonraki bölümdedir.
- Ödeme kuruluşu: çevrim içi ödemeler için 6493 sayılı Kanun kapsamında lisanslı ödeme kuruluşu (iyzico). Satın alma bilgileri ve ödeme sonucu ile sınırlıdır.
- Mükellefin kendisi: mali müşavirin onayıyla gönderilen e-postada, o mükellefe ait evraklar yalnızca o mükellefin kayıtlı adreslerine iletilir.
- Yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile yargı mercileri: yalnızca kanunen zorunlu olduğunda ve talep edilen ölçüde.
- Hukuk, mali müşavirlik ve denetim hizmeti aldığımız danışmanlar: bir hakkın korunması veya yasal yükümlülük gerektirdiğinde, sır saklama yükümlülüğü altında.
Kişisel verileri satmıyor, reklam amacıyla üçüncü kişilerle paylaşmıyoruz.
5. Yurt dışına aktarım
BeyanGibi'nin sunucuları, veritabanı ve dosyaları Almanya'da, Frankfurt veri merkezlerinde barındırılır. Bu nedenle verileriniz KVKK m.9 anlamında yurt dışına aktarılır. Hizmet aldığımız şirketler:
| Şirket | Hizmet | Veri konumu |
|---|---|---|
| Vercel Inc. (ABD) | Uygulama barındırma, sunucu kayıtları, evrak dosyalarının saklanması (Vercel Blob) | Frankfurt, Almanya (AB) |
| Neon Inc. (ABD), Amazon Web Services altyapısı | Veritabanı (hesap, mükellef ve gönderim kayıtları) | Frankfurt, Almanya (AB) |
| Resend (Plus Five Five, Inc., ABD) | Mükellef e-postalarının ve hesap e-postalarının iletilmesi | İrlanda (AB) |
Veriler AB içinde tutulsa da bu şirketler ABD merkezli olduğundan, destek ve bakım amacıyla sınırlı erişim ABD'den de gerçekleşebilir. Aktarılan veriler, ikinci bölümde sayılan ve ilgili hizmet için gereken verilerle sınırlıdır.
Bu aktarımlarda, KVKK m.9/4 uyarınca Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nca ilan edilen standart sözleşmeler uygun güvence olarak kullanılır; standart sözleşmeler imzalandıktan sonra beş iş günü içinde Kurul'a bildirilir. Mükellef verileri bakımından aktarım, veri sorumlusu olan mali müşavirin hizmeti bu altyapıyla kullanma talimatına dayanır.
6. Saklama süreleri
- Hesap, mükellef ve evrak verileri: abonelik veya deneme süresi boyunca. Hesap kapandıktan sonra büronun evraklarını alabilmesi için 90 gün saklanır, ardından silinir. Büro daha erken silinmesini isteyebilir.
- Gönderim kayıtları: hesapla birlikte; hesap kapandığında yukarıdaki süre uygulanır.
- Satın alma, ödeme ve fatura kayıtları: VUK m.253 ve TTK m.82 uyarınca 10 yıl.
- Demo ve iletişim talepleri: talep sonuçlandıktan sonra 2 yıl. Talep müşteri ilişkisine dönüşürse hesap verileriyle birlikte saklanır.
- Destek talepleri: hesap süresince ve kapanıştan sonra 2 yıl.
- Sunucu ve güvenlik kayıtları: barındırma sağlayıcısının belirlediği kısa süre boyunca.
Süre dolduğunda veriler, Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik'e uygun olarak silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Yasal bir uyuşmazlık olduğunda, uyuşmazlık sonuçlanana kadar ilgili kayıtlar saklanabilir.
7. Çerezler ve okunma takibi
BeyanGibi yalnızca zorunlu çerezler kullanır: panele giriş yaptığınızda oturumunuzu açık tutan __Host-bg_session çerezi ve panelde seçtiğiniz mükellefi hatırlayan bg_client çerezi. Oturum çerezi giriş yapanlarda oluşturulur, "beni hatırla" seçiliyse 30 gün, seçili değilse 1 gün geçerlidir ve çıkış yapınca hem tarayıcınızdan hem sunucumuzdan silinir. Hizmetin çalışması için zorunlu olduklarından açık rızaya bağlı değildir. Reklam, analitik veya üçüncü taraf takip çerezi kullanmıyoruz.
Mükelleflere giden e-postalarda, e-postanın açılıp açılmadığını mali müşavire göstermek için küçük bir görsel bulunur. E-posta açıldığında yalnızca ilk açılma zamanı kaydedilir. E-posta programınızda görselleri kapatarak bunu engelleyebilirsiniz. "Evrakları teslim aldım" onayı ise yalnızca düğmeye bastığınızda kaydedilir.
8. Güvenlik
Verileri korumak için şu önlemleri alırız: tüm bağlantılarda şifreli iletim (HTTPS), parolaların yalnızca geri döndürülemez özetlerinin saklanması, her büronun yalnızca kendi verisine erişebilmesi, evrak dosyalarının herkese açık olmayan bir depoda tutulması, e-posta gönderiminin yalnızca müşavir onayıyla yapılması ve sistemlere erişimin yetkili personelle sınırlanması.
9. Haklarınız (KVKK m.11)
Bize başvurarak:
- kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
- KVKK m.7'deki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin, verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- işlenen verilerin münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir sonuç çıkmasına itiraz etme,
- kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme
haklarına sahipsiniz.
10. Başvuru yolu
Başvurunuzu, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca Türkçe ve yazılı olarak şu yollarla iletebilirsiniz:
- ıslak imzalı dilekçeyle Adalet Mah. Manas Bulv. No:39 İç Kapı 3408 Folkart Towers B Kule, Bayraklı / İzmir adresine elden veya posta yoluyla,
- güvenli elektronik imza veya mobil imzalı olarak destek@beyangibi.com adresine,
- sistemimizde kayıtlı e-posta adresinizden destek@beyangibi.com adresine.
Başvuruda ad soyad, imza (yazılı başvuruda), T.C. kimlik numarası (yabancılar için uyruk ve pasaport veya kimlik numarası), tebligata esas adres veya e-posta, telefon ve talebinizin konusu bulunmalıdır. Başvurunuzu en geç 30 gün içinde ücretsiz sonuçlandırırız; işlem ayrıca bir maliyet gerektirirse Kurul'un belirlediği tarife uygulanabilir. Yanıtımızı yeterli bulmazsanız Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyette bulunabilirsiniz.
11. Mükellefler için not
BeyanGibi'den e-posta aldıysanız, bilgileriniz ve evraklarınız mali müşaviriniz tarafından sisteme girilmiştir ve veri sorumlusu mali müşavirinizdir. Verilerinizle ilgili taleplerinizi öncelikle mali müşavirinize iletmenizi rica ederiz. Talebiniz bize ulaşırsa, gecikmeden ilgili mali müşavire iletir ve talebin karşılanmasına yardımcı oluruz.
12. Değişiklikler
Bu metni hizmetteki veya mevzuattaki değişikliklere göre güncelleyebiliriz. Güncel metin her zaman bu sayfadadır; önemli değişiklikleri müşterilerimize ayrıca bildiririz. Hizmetin kullanım şartları için Kullanım Koşulları, bize ulaşmak için İletişim sayfasına bakabilirsiniz.